Zojuist las u welke keuzes we voor de verbetering van onze dienstverlening maken. Hieronder geven we aan waar en hoe de ondersteunende clusters hier gevolg aan geven.

Informatievoorziening en automatisering

We stimuleren en ontwikkelen activiteitgericht werken met ICT

We investeren in moderne en veilige ICT-faciliteiten om zowel op de werkplek als in de vergaderruimten bij te dragen aan activiteitgericht werken. Daarmee bevorderen we modern werkgeverschap en de onderlinge samenwerking. We voeren de ICT-herinrichting gefaseerd uit. We verwachten dat bij de uitvoering van de plannen een uitbreiding van ICT-middelen nodig is. Deze nemen we, voor zowel de inkoop als het beheer, af bij ons ICT-samenwerkingsverband waardoor onze jaarlijkse bijdrage toeneemt. De precieze invulling is nog niet bekend waardoor het lastig is om hiervoor al een inschatting te maken.

We voeren de Roadmap ICT uit

We stelden een Roadmap ICT op waarin we stap voor stap de geplande veranderingen laten zien op het gebied van ICT. Hierdoor maken we de samenhang van de onderwerpen duidelijk en met welk doel we ze uitvoeren. Het gaat om verschillende maatregelen om eenvoudiger en sneller te werken.

We ontwikkelen verder op het gebied van telefonie

We nemen gezamenlijk met de gemeenten van de ICT-samenwerking deel aan de VNG-aanbestedingen voor telefonie. Deze aanbestedingen zijn gestart en ronden we af in 2024.

We starten projecten in de ICT-samenwerking

Jaarlijks bepalen we in de ICT-samenwerking de projectenkalender voor het komende jaar. De projecten dragen bij aan o.a. de modernisering van de infrastructuur, verbetering van de beveiliging, de verhoging van de digitale weerbaarheid en het verder standaardiseren en het verbeteren van de dienstverlening. Voorbeelden zijn de aanbesteding voor een nieuwe oplossing voor veilig mailen, de migratie naar Windows11 en het afsluiten van een contract met een dienstverlener voor forensisch onderzoek na een veiligheidsincident. Meer over onze maatregelen voor informatiebeveiliging en privacy leest u in paragraaf Informatiebeveiliging en privacy (2.2.8).

We werken met iArchief

In 2024 werken de clusters Burgerzaken, Participatie en Zorgen en Leren aan een digitaal archiefsysteem (iArchief). Documenten slaan we digitaal op en we vervangen (grotendeels) het papieren archief. 

We gaan verder met Robotic Process Automation (RPA)

Robotisering en digitalisering leiden tot snellere, persoonlijkere en accuratere dienstverlening. RPA is een innovatieve ontwikkeling die ons in staat stelt processen verder te digitaliseren zonder aanpassing in de ICT-systemen (applicaties). RPA is vooral geschikt voor processen met een relatief hoog volume en een sterk repeterend karakter. Ook is RPA in te zetten om menselijke handelingen (zoals het overtypen van gegevens) tussen verschillende applicaties te vervangen. We gaan in 2024 verder met het ontwikkelen van RPA in dit soort processen.

Datagedreven werken

Datagedreven werken biedt medewerkers passende leer- en ontwikkelmogelijkheden

Inzichten uit data helpen ons beter te begrijpen wat er in de gemeente speelt en onze aanpak hierop te richten. We ondersteunen medewerkers bij het bepalen welke data en informatie nodig zijn om te zien hoe de gemeente ontwikkelt. Vervolgens verzamelen, verwerken en visualiseren we de data tot informatieproducten die mede de basis vormen voor beleidskeuzes. Onze uitgangspunten, de datawaarden, helpen de kwaliteit van de data, verantwoord gebruik en transparantie te beschermen. We werken samen met en leren van andere gemeenten. Regionaal bundelen we onze krachten via Datalab Gelderland Oost (GO) waarvoor Bronckhorst gastheer is. We ontwikkelen samen gemeenschappelijke datasets en dashboards voor onze gezamenlijke opgaven. Ook gebruiken we elkaars expertise om ons te blijven ontwikkelen in het datagedreven werken. In 2024 evalueren we samen met deelnemende partijen Datalab GO en besluiten we over de toekomst van deze samenwerking.

Klantadvies en Burgerzaken

We voeren het dienstverleningsonderzoek uit

We voeren opnieuw een klanttevredenheidsonderzoek uit (de vorige was in 2022). Voordat het onderzoek plaatsvindt, evalueren we het onderzoek en passen deze aan waar nodig. De nieuwe resultaten bepalen mede de verbeteringen aan onze dienstverlening die nodig of gewenst zijn. Uit het vorige onderzoek kwam naar voren dat op tijd terugbellen en e-mailen niet altijd goed gaat. We gaan door met het monitoren van de terugbelverzoeken. We geven extra aandacht aan het schrijven van goede e-mails in de schrijftrainingen.

We organiseren de verkiezingen voor het Europees Parlement

We informeren inwoners over het stemmen en locaties van de stembureaus. Zo geven we duidelijkheid over het stemproces en verhogen de opkomst. We zetten alle benodigde maatregelen en voorzieningen in zodat de verkiezingen goed verlopen.

Personeel en organisatie

We stimuleren en ontwikkelen activiteitgericht werken vanuit personeelszaken

Gedrag maakt onderdeel uit van het stimuleren en ontwikkelen van activiteitgericht werken op kantoor en de werf. Activiteitgericht werken vraagt om gedrag waarbij we díe plek kiezen die het best is voor de activiteit die we te doen hebben. De plek waar we ons werk doen, is afhankelijk van het type werk, het doel van de activiteit en de gewenste mate van interactie. Met de informatie uit de pilot die we uitvoerden en al uitgevoerde onderzoeken, maken we een ontwerp voor herinrichting van de kantooromgeving van ons gemeentehuis. Deze manier van werken zorgt ervoor dat we een aantrekkelijke werkgever blijven voor onze medewerkers en voor nieuwe medewerkers. Op die manier kunnen we ook medewerkers aan ons binden van buiten de regio.

Overzicht van medewerkers

We monitoren de fte’s en de omvang van de loonsom. In het overzicht staan niet de raadsleden, collegeleden, collegeleden, WSW-medewerkers, buitengewone ambtenaren burgerlijke stand, ingehuurde medewerkers, inzet gedekt vanuit project en/of incidentele middelen en stagiaires.

In 2023 investeerden we in realisatiekracht, hierdoor is de formatie met 20 fte uitgebreid. In 2024 groeit de formatie met 2 fte. Het betreft kleine formatie-uitbreiding op 5 plekken in de organisatie.

Planning en control

Doorontwikkeling Planning & Control; aan de slag met de aanbevelingen van de rekenkamer

De laatste jaren maakten we een verbeteringsslag in onze P&C-documenten. De rekenkamer herkende dit: 'de stappen die de organisatie al heeft gezet in de verbetering van de P&C-documenten zijn positief'. De conclusies van de rekenkamer sluiten aan bij de doorontwikkeling waar we nu voor staan. Stapsgewijs pakken we samen met de raad verbeteringen op en de aanbevelingen van de rekenkamer nemen we hierin mee. We starten met het maken van een plan van aanpak.

We onderzoeken onze (mogelijke) subsidiestromen

Volgens onze geactualiseerde verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur gemeente Bronckhorst 2023 voeren we ook in 2024 een collegeonderzoek uit. Nadat we in 2024 het onderzoek naar de dienstverlening in het proces rond wonen afronden, starten we een nieuw onderzoek naar lokale subsidies. Binnen onze gemeente kennen we verschillende uitgaande geldstromen. Deze vallen in de categorie 'inkopen' of 'subsidies'. De accountant adviseerde ons te kijken naar mogelijke geldstromen die aan zijn te merken als subsidie, maar die niet als dusdanig behandeld worden. Met onderzoek geven wij hier inzicht in en ontvangen verbetervoorstellen om hier rechtmatig, doelmatig en doeltreffend mee om te gaan.

Facilitaire zaken en inkoop

We stimuleren en ontwikkelen activiteitgericht werken vanuit de facilitaire kant

Ook vanuit facilitaire zaken dragen we bij aan het stimuleren en ontwikkelen van activiteitgericht werken op kantoor. We investeren in moderne werkplekken, tijdelijke plekken en (kleinere) overlegruimten. De vernieuwde, activiteitgerichte kantoorinrichting draagt bij aan modern werkgeverschap, het bevorderen van de onderlinge samenwerking (ontmoeten en verbinden) en medegebruik van het gemeentehuis. We gebruiken het 1^e halfjaar om het ontwerp definitief te maken en starten daarna met de werkzaamheden. De uitvoering loopt door in 2025.

We verduurzamen onze gemeentelijke organisatie

Zoals genoemd in deelprogramma 3B Duurzaamheid (2.1.3) geven we zelf het goede voorbeeld als gemeente door extra energie te besparen en onze uitstoot te verminderen:

• Met de levering van een elektrisch handhavingsvoertuig leggen we de laatste hand aan vervanging van de dienstauto’s van het gemeentehuis. Daarmee is het volledige wagenpark van het gemeentehuis elektrisch aangedreven. De voertuigen worden hoofdzakelijk geladen met energie die we zelf en vanuit Achterhoekse energieprojecten opwekken;
• We hebben een nieuw contract voor onze cateringdienstverlening. Binnen dit contract stimuleren we het gebruik van lokale producten.
• We stimuleren het gebruik van andere vormen van duurzaam (openbaar) vervoer voor zakelijke dienstreizen.

Actualisatie inkoop- en aanbestedingsbeleid

Ons huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid is verouderd. We werken in regionaal verband aan een geactualiseerd en uniform inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dat stellen we begin 2024 vast. Tegelijkertijd wijzigen we een aantal zaken in de groslijsten waarmee we werken bij een deel van de meervoudig onderhandse aanbestedingen.

Communicatie

We onderzoeken de haalbaarheid van de live chat

We vragen studenten van de HAN onderzoek te doen naar de haalbaarheid van ‘live chat’. Live chat is een mogelijkheid om met klanten te communiceren via een virtueel kanaal.

Juridische zaken

Toenemende civiele rechtszaken zorgen ervoor dat we vaker procederen

In het civiele recht is procesvertegenwoordiging door een advocaat verplicht boven een bepaalde waarde, ook voor een bestuursorgaan. De voorschriften van het civiele procesrecht maken dat een advocaat die voorschriften goed in de gaten houdt om daarmee het belang van zijn cliënt in een zaak te behartigen. De aard van de voorschriften in het civiele procesrecht zijn anders dan die in het publiekrecht. Bij procedures in het publiekrecht vertegenwoordigen onze medewerkers Bronckhorst. We zien de laatste jaren een sterke toename aan procedures in het civiele recht en meer dan voorheen moeten we doorprocederen tot aan de hoogste rechter. Voor die procedures huren we deskundigheid in.